Bu nitelikler doğrultusunda Cybersoft tarafından geliştirilen Elektronik Fatura Aktarım ve Yönetim Sistemi (EFYS) çeşitli ölçeklerdeki kurum ve kuruluşların e-fatura sistemine dahil olmalarını kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla hazırlanmıştır.

Bu çözümün en önemli getirisi, kurumların mevcut fatura sistemlerinde değişikliğe gerek duymadan Elektronik Fatura Kayıt Sistemi’ne dahil olmalarını sağlamasıdır.

Elektronik fatura kağıt faturalar gibi sadece müşterinize bilgi taşımakta kullanılacak bir belge değildir. Elektronik faturalar karşılıklı çalışan belge tabanlı uygulamalara olanak sağlar. Örneğin, müşterinize gönderdiğiniz elektronik faturanın arkasına eklenecek formlarla müşterinizin abonelik koşullarının değiştirilmesi, kampanyadan yararlanma, adres değişikliği gibi isteklerinin yine elektronik olarak yapılması bu çözümle sağlanabilir.

EFYS tarafından hazırlanan elektronik faturalar PDF/XFA mimarisinde, içindeki veri üçüncü parti programlarca incelenebilen belgelerdir. Örneğin, müşterileriniz gönderdiğiniz faturaların veri olarak içeriğini kendi muhasebe sistemlerine ya da kişisel finans uygulamalarına aktarabilirler. Avantajlar sadece müşteri tarafında da değildir: benzer şekilde, EFYS fatura e-postalama sistemi her faturanın gönderileceği adresi faturanın form bilgileri içinden aldığından, yanlış gönderim riski yoktur.

EFYS kapsamında ana 3 modül yer almaktadır:

    EFYS-1M: Faturaların 2. kopyalarının GİB tarafından belirlenen EF-VAP protokolüne göre hazırlanmasını,                        sayısal olarak imzalanmasını, gönderilmesini ve bu sürecin otomatik olarak yönetilmesini                        sağlayan fatura 2. kopya gönderim modülüdür.
    EFYS-2M: Gönderilen faturaların sayısal kopyalarının disk, CD veya DVD'ler üzerinde arşivlenmesini ve bu                        arşivlerin yönetilmesini sağlayan fatura sayısal arşiv modülüdür.
     EFYS-3M: Faturaların 1. kopyalarının hazırlanması, sayısal olarak imzalanması, müşterilerin e-posta                        adreslerine gönderilmesi ve bu sürecin otomatik olarak yönetilmesini sağlayan fatura 1. kopya                        gönderim modülüdür.

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi'nin belge düzenleyen kuruluşlarla veri alışverişi E-Fatura Veri Aktarım Protokolü (EF-VAP) ile gerçekleşmektedir. EF-VAP güvenli, genişletilebilir, tarafların kimliklerini garanti eden, hata kontrolü içeren ve bunlarla birlikte en kısa zamanda olası en çok verinin taşınmasına olanak sağlayan bir protokoldür. Sayısal imza kullanımıyla işlemlerin inkar edilemezliği sağlanmaktadır.

EFYS, EF-VAP desteği ile, çeşitli ölçeklerdeki kuruluşların e-Fatura sistemine dahil olmasını da kolaylaştırır ve hızlandırır. EF-VAP için gerekli tüm veri çevrimi, aktarım, imzalama ve yönetim işlevleri EFYS tarafından bütünleşik olarak sağlanır. EFYS, çok çeşitli ağ yapılarını, veri kaynaklarını ve işletim sistemlerini desteklemektedir. EFYS'nin en önemli getirisi kuruluşların mevcut fatura sistemlerinde değişikliğe gerek duymadan e-Fatura sistemine dahil olmalarını sağlamasıdır.

Kullanıcılar EFYS kutusuna ağ üzerinden ulaşabilir, ulaşabildikleri her yerden tüm işlemleri yapabilirler. AJAX ile geliştirilen kullanıcı arayüzü, işlemlerin karmaşıklığını en alt düzeye indirerek kullanıcı eğitimi gereksinimini azaltmaktadır. EFYS, kurulum, bakım, ve destek hizmetleri sorunlarınızı çok çabuk çözecek tecrübeli bir ekip tarafından yürütülmektedir.

EFYS projesine CRM yeteneği kazandırıldı. (Müşteri İlişkileri Yönetimi). Bu yenilik ile faturaların 1. nüshalarının müşterilere gönderilmesi tam kontrol altına alınıyor. Çoklu fatura şablonu desteği, fatura bilgileri ile fatura şablonunu birleştiren kullanıcı dostu eşleme ara yüzü sayesinde dinamik bir şekilde fatura oluşturuluyor. Oluşan faturaların, müşteriye gönderilmeden önce maliyet etkin ve hızlı bir şekilde elektronik olarak imzalanması gerçekleştiriliyor. Faturaların mail gönderim kuyrukları ile garantili gönderimi sağlanıyor ve ayrıca gönderim kontrol mekanizmaları ile gönderilemeyen mailler için tekrar gönderim ve sistem durumunun rapor şeklinde sistem yöneticisine iletilmesi gerçekleştiriliyor.

    Gelişmiş sistem ara yüzü: Son teknoloji kullanılarak geliştirilen ara yüzler.
    Genel e-posta tanımlamaları ve bu e-postaların tarih ile tetiklenmesi yeteneği: Tüm müşterilere        belirli zamanlarda gönderilmesi gereken e-postaların tek seferde oluşturulması ve bu e-postaları belirli        tarihlere atayarak otomatik olarak tüm müşterilere gönderilmesi. E-posta tanımlamaları gönderileceği tarihin        sürekli olup olmamasına bağlı olarak ikiye ayrılır.
         1. Sadece bir kere (belirli bir tarihte) gönderilmesi gereken e-postalar
         2. Belirli aralıklar ile gönderilmesi gereken e-postalar
               a. Yılda bir kere gönderilmesi gereken e-postalar (Dini bayram, yılbaşı, doğum günü vb. kutlama                     içeren e-postalar)
               b. Ayda bir kere gönderilmesi gereken e-postalar(Fatura dosyası içeren e-postalar vb.)
               c. Her gün gönderilmesi gereken e-postalar (Bilgi mesajları içeren e-postalar vb.)
    Toplu Müşteri Kaydı: Müşterilerin kendi sisteminizden CRM sistemine toplu bir şekilde dosya ile        aktarılması.
    Tekil Müşteri Kaydı: İstenirse müşterilerin teker teker eklenmesine de olanak sağlanmıştır.
    Müşteri e-posta gruplarının oluşturulması: Müşterileri gruplara bölerek yönetim kolaylığı sağlandı.
    Sorgu filtreleri ile müşteri listelerine kolay erişim: İstenilen kriterlerde müşteri listesi elde etme, bu        kriterleri sonraki kullanımlar için saklama.
    E-posta geçmişi: Gönderilmiş ve alınmış e-posta geçmişinin müşteri bazında ya da bütün müşterileri        kapsayacak biçimde gösterilmesi.

1. Nüshaların basılması için sisteme yüklenen fatura şablonları ile yüklenen verilerin eşlenmesini sağlayan gelişmiş bir eşleme ara yüzü oluşturuldu. Bu şekilde Fatura 1. Nüshalarının kolay bir şekilde üretilmesi ve 1.Nüsha şablonunda yapılacak değişikliklerin EFYS sistemine kolay bir şekilde adapte edilmesi sağlandı.

Eskiden kullanılan bir şablon ile yeniden fatura gönderilmek istendiğinde EFYS sistemi üzerine daha önceden kaydedilmiş olan şablon eşleme dosyası, otomatik olarak yeniden işleme alınır. Bu sayede kullanıcının yeniden eşleme dosyası hazırlama zorunluluğu ortadan kaldırılarak kullanım kolaylığı sağlanır.

Resim 1: EFYS giriş ekranı

Resim 2: CRM giriş ekranı

Resim 3: Şablon ve veri eşleme ekranı - 1 (EFYS)

Resim 4: Şablon ve veri eşleme ekranı - 2 (EFYS)

Resim 5: Toplu müşteri kaydı (CRM)

Resim 6: Tekil müşteri kaydı (CRM)