gib-dyias

DOKÜMAN YÖNETİMİ VE İŞ AKIŞ SİSTEMİ (DYİAS)

Kurum / Şirket
Proje
Proje Başlangıç Tarihi
Proje Süresi
:
:
:
:
T.C. MALİYE BAKANLIĞI GELİR İDARESİ BAŞKANLIĞI
DOKÜMAN YÖNETİMİ VE İŞ AKIŞ SİSTEMİ (DYİAS)
22.08.2008
13.01.2010

Projenin Özeti :

Amaç:

İki bölüm olarak amaçlanan proje ile , birinci adımda; Mükelleflerin vergi durumları ve vergi uygulamaları bakımından kendileri açısından açık olmayan veya tereddüt ettikleri hususlar hakkında yazılı olarak açıklama talebinde bulunmaları üzerine, mükelleflere cevap olarak verilecek özelgelerin elektronik ortamda üretilmesi, yönetilmesi, verilmiş özelgelerin ortak bir veri havuzunda tutulması, iş süreçlerinin takibi, depolanması ve arşivlenmesi amacıyla “Özelge Otomasyon Sistemi” geçilmesi hedeflenmiştir. Bu çerçevede İdare’nin göstereceği sunucu üzerine kurularak çalışır hale getirilmesi, Gelir İdaresi Başkanlığı’na uyarlanması ve süreç analizinin yapılarak Özelge Otomasyon Sisteminde tanımlanması ve uygulamaya alınması işlemleri gerçekleştirilecektir.

İkinci adımda ise, Doküman Yönetim Sistemine (DYİAS) tam geçiş yapılarak tüm yazışmaların, DYİAS üzerinden yürütülmesi hedeflenmektedir.

Kapsam:

Proje çerçevesinde, birinci bölüm ile ; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 413 üncü maddesi kapsamında mükelleflerin vergi durumları ve vergi uygulamaları bakımından kendileri açısından açık olmayan veya tereddüt ettikleri hususlar hakkında yazılı olarak açıklama talebinde bulunmaları çerçevesinde, mükelleflere yazılı olarak verilecek cevap durumundaki özelgelerin “Özelge Otomasyon Sistemi” kullanılarak, Vergi Dairesi Başkanlıkları ve Defterdarlıklarda üretilmesi, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sistem üzerinden komisyon onayı verilerek uygun görüldükten sonra üretildiği Vergi Dairesi Başkanlığı veya Defterdarlık kanalı ile mükellefe iletilmesi işlemlerini ve bu işlemlere yönelik olarak test, eğitim ve yerinde destek hizmetlerinin sağlanmasını kapsamaktadır.

İkinci bölüm, Doküman Yönetim Sisteminin Merkez ve bölgelerde devreye alınarak DYİAS üzerinden e-imzalı olarak yazışmaların gerçekleştirilmesini kapsamaktadır.

PROJE ÖZETİ

Cybersoft tarafından geliştirilen CSDYS (Cybersoft Döküman Yönetim Sistemi) Hypatia ürününün, Gelir İdaresi Başkanlığı ihtiyaçlarına göre konfigüre edilmesi, Özelge olarak isimlendirilen belgeye ait iş sürecini sağlayacak iş akışlarının uygulama üzerine tanımlanması, bu belgenin üretilmesi amacıyla kullanılacak formların tasarlanarak iş süreçleri üzerinden onaya sunulması, Kurum hedefleri çerçevesinde ikinci aşama olarak değerlendirilen evrak yönetim sistemine geçiş için uygulama alt yapısının uygun şekilde yapılandırılarak Merkez ve Taşra (toplamda 82 adet Vergi Dairesi Başkanlıkları ve Defterdarlıklar) için tanımlanmıştır. Doküman Yönetimi ve İş Akış Sistemi (DYİAS) projesi kapsamında;

- İş süreçlerinin analizi ve iyileştirilmesi
- Veritabanı soyutlama katmanı ile veritabanı bağımsız uygulama geliştirimi
- Doküman yönetim modülü
- Evrak modülü
- Form modülü
- İş akış tasarım ve yönetim modülü
- Duyuru modülü
- Mesaj modülü
- Yönetim modülü
- Raporlama ve izleme modülü
- OCR/İndeks entegrasyonu
- Eğitici, Yönetici ve Sistem Yönetimi eğitimleri
işlemleri gerçekleştirilmiştir.

Gerçekleştirilen Proje ile ;

  • İş süreçlerinde gözlenebilir bir hız artışı;
  • Farklı alanlardaki değişik bilgileri, detaylı, güvenilir ve hızlı olarak elde edebilen, aynı zamanda dış sistemlerle entegre olarak işleyen bir bilgi yönetim sistemi;
  • Zamanında ve doğru karar verme desteği
  • E-devlet kapısına uygun bir altyapı hazırlığı
  • sayesinde maliyetlerinde önemli kazançlar ve verimlilik artışı gerçekleştirmiştir.

    PROJENİN SON DURUMU

    Birinci aşama olarak hayata geçirilen, Özelge Otomasyon Sistemi kapsamında DYİAS üzerinden sirküler yayınlanmasına ve mukteza verilmesine devam edilmektedir.
    İkinci aşama olarak, Merkez birimleri arasında iç yazışmaların DYİAS üzerinden yürütülmesi 11 Ekim 2012 tarihinde devreye alınmıştır.
    E-İmza ile ilgili olarak nitelikli sertifika ve zaman damgası başvurusu TÜBİTAK’a yapılmış ve sertifikalar alınmıştır.
    Üçüncü aşama olarak, Gelen ve Giden evrak yazışmalarının devreye alınması ile ilgili altyapı hazırlıkları tamamlanmış olup, 01 Ocak 2013 tarihi itibari ile devreye alınacaktır.
    Dördüncü aşama olarak, e-imza kullanımına geçilecek ve yazışmaların güvenli elektronik imza ile yapılması sağlanarak kağıt kullanımı kaldırılacaktır.
    Son aşama olarak, 01 Ocak 2014 tarihinde Vergi Dairesi Başkanlıkları ve Defterdarlıkların devreye alınarak, yazışmaların DYİAS üzerinden yürütülmesi planlanmaktadır.