EFYS

Elektronik Fatura Aktarım ve Yönetim Sistemi EFYS

E-Fatura Uygulaması, tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, tarafları arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından oluşturulan uygulamaların genel adıdır.

İstenen şartları sağlayan ticari firmaların ve kamu kurumlarının elektronik ortamda faturalaşmasını sağlayan bu sistem sayesinde hem etkin, hızlı ve güvenilir bir şekilde faturalaşma sağlanmış oluyor hem de kağıt sarfiyatı azaltılıp çevrenin korunmasına katkı sağlanıyor.


Detaylı bilgi için: EFYS ürün broşürü

Cybersoft e-Fatura Çözümleri: EFYS

Bu nitelikler doğrultusunda Cybersoft tarafından geliştirilen Elektronik Fatura Aktarım ve Yönetim Sistemi (EFYS) çeşitli ölçeklerdeki kurum ve kuruluşların e-fatura sistemine dahil olmalarını kolaylaştırmak ve hızlandırmak amacıyla hazırlanmıştır.

Bu çözümün en önemli getirisi, kurumların mevcut fatura sistemlerinde değişikliğe gerek duymadan Elektronik Fatura Kayıt Sistemi’ne dahil olmalarını sağlamasıdır.

Elektronik fatura kağıt faturalar gibi sadece müşterinize bilgi taşımakta kullanılacak bir belge değildir. Elektronik faturalar karşılıklı çalışan belge tabanlı uygulamalara olanak sağlar. Örneğin, müşterinize gönderdiğiniz elektronik faturanın arkasına eklenecek formlarla müşterinizin abonelik koşullarının değiştirilmesi, kampanyadan yararlanma, adres değişikliği gibi isteklerinin yine elektronik olarak yapılması bu çözümle sağlanabilir.

EFYS tarafından hazırlanan elektronik faturalar PDF/XFA mimarisinde, içindeki veri üçüncü parti programlarca incelenebilen belgelerdir. Örneğin, müşterileriniz gönderdiğiniz faturaların veri olarak içeriğini kendi muhasebe sistemlerine ya da kişisel finans uygulamalarına aktarabilirler. Avantajlar sadece müşteri tarafında da değildir: benzer şekilde, EFYS fatura e-postalama sistemi her faturanın gönderileceği adresi faturanın form bilgileri içinden aldığından, yanlış gönderim riski yoktur.


EFYS Modülleri

EFYS kapsamında ana 3 modül yer almaktadır:

EFYS-1M: Faturaların 2. kopyalarının GİB tarafından belirlenen EF-VAP protokolüne göre hazırlanmasını, sayısal olarak imzalanmasını, gönderilmesini ve bu sürecin otomatik olarak yönetilmesini sağlayan fatura 2. kopya gönderim modülüdür.

EFYS-2M: Gönderilen faturaların sayısal kopyalarının disk, CD veya DVD ' ler üzerinde arşivlenmesini ve bu arşivlerin yönetilmesini sağlayan fatura sayısal arşiv modülüdür.

EFYS-3M: Faturaların 1. kopyalarının hazırlanması, sayısal olarak imzalanması, müşterilerin e-posta adreslerine gönderilmesi ve bu sürecin otomatik olarak yönetilmesini sağlayan fatura 1. kopyagönderim modülüdür.

EF-VAP

Elektronik Fatura Kayıt Sistemi'nin belge düzenleyen kuruluşlarla veri alışverişi E-Fatura Veri Aktarım Protokolü (EF-VAP) ile gerçekleşmektedir. EF-VAP güvenli, genişletilebilir, tarafların kimliklerini garanti eden, hata kontrolü içeren ve bunlarla birlikte en kısa zamanda olası en çok verinin taşınmasına olanak sağlayan bir protokoldür. Sayısal imza kullanımıyla işlemlerin inkar edilemezliği sağlanmaktadır.

EFYS, EF-VAP desteği ile, çeşitli ölçeklerdeki kuruluşların e-Fatura sistemine dahil olmasını da kolaylaştırır ve hızlandırır. EF-VAP için gerekli tüm veri çevrimi, aktarım, imzalama ve yönetim işlevleri EFYS tarafından bütünleşik olarak sağlanır. EFYS, çok çeşitli ağ yapılarını, veri kaynaklarını ve işletim sistemlerini desteklemektedir. EFYS'nin en önemli getirisi kuruluşların mevcut fatura sistemlerinde değişikliğe gerek duymadan e-Fatura sistemine dahil olmalarını sağlamasıdır. Kolay Kullanım, Güvenilir Destek


EFYS: Elektronik Fatura
Aktarım ve Yönetim Sistemi v2.0

EFYS projesine CRM yeteneği kazandırıldı. (Müşteri İlişkileri Yönetimi). Bu yenilik ile faturaların 1. nüshalarının müşterilere gönderilmesi tam kontrol altına alınıyor. Çoklu fatura şablonu desteği, fatura bilgileri ile fatura şablonunu birleştiren kullanıcı dostu eşleme ara yüzü sayesinde dinamik bir şekilde fatura oluşturuluyor. Oluşan faturaların, müşteriye gönderilmeden önce maliyet etkin ve hızlı bir şekilde elektronik olarak imzalanması gerçekleştiriliyor. Faturaların mail gönderim kuyrukları ile garantili gönderimi sağlanıyor ve ayrıca gönderim kontrol mekanizmaları ile gönderilemeyen mailler için tekrar gönderim ve sistem durumunun rapor şeklinde sistem yöneticisine iletilmesi gerçekleştiriliyor.


CRM sisteminin getirdiği yenilikler;

Gelişmiş sistem ara yüzü: Son teknoloji kullanılarak geliştirilen ara yüzler.

Genel e-posta tanımlamaları ve bu e-postaların tarih ile tetiklenmesi yeteneği:
Tüm müşterilere belirli zamanlarda gönderilmesi gereke e-postaların tek seferde oluşturulması
ve bu e-postaları belirli tarihlere atayarak otomatik olarak tüm müşterilere gönderilmesi. E-posta tanımlamaları gönderileceği tarihin sürekli olup olmamasına bağlı olarak ikiye ayrılır.

1.Sadece bir kere (belirli bir tarihte) gönderilmesi gereken e-postalar
2.Belirli aralıklar ile gönderilmesi gereken e-postalar

I.Yılda bir kere gönderilmesi gereken e-postalar
(Dini bayram, yılbaşı, doğum günü vb. kutlama içeren e-postalar)

II.Ayda bir kere gönderilmesi gereken e-postalar
(Fatura dosyası içeren e-postalar vb.)

III.Her gün gönderilmesi gereken e-postalar
(Bilgi mesajları içeren e-postalar vb.)



Toplu Müşteri Kaydı: Müşterilerin kendi sisteminizden CRM sistemine toplu bir şekilde dosya ile aktarılması.

Tekil Müşteri Kaydı: İstenirse müşterilerin teker teker eklenmesine de olanak sağlanmıştır.

Müşteri e-posta gruplarının oluşturulması: Müşterileri gruplara bölerek yönetim kolaylığı sağlandı.

Sorgu filtreleri ile müşteri listelerine kolay erişim: İstenilen kriterlerde müşteri listesi elde etme, bu kriterleri sonraki kullanımlar için saklama.

E-posta geçmişi: Gönderilmiş ve alınmış e-posta geçmişinin müşteri bazında ya da bütün müşterileri kapsayacak biçimde gösterilmesi.


1. Nüshaların basılması için sisteme yüklenen fatura şablonları ile yüklenen verilerin eşlenmesini sağlayan gelişmiş bir eşleme ara yüzü oluşturuldu. Bu şekilde Fatura 1. Nüshalarının kolay bir şekilde üretilmesi ve 1.Nüsha şablonunda yapılacak değişikliklerin EFYS sistemine kolay bir şekilde adapte edilmesi sağlandı.

EFYS giriş ekranı

CRM giriş ekranı

Şablon ve veri eşleme
ekranı - 1 (EFYS)

Şablon ve veri eşleme
ekranı - 2 (EFYS)

Toplu müşteri kaydı (CRM)

Tekil müşteri kaydı (CRM)

EFYS Diyagram (1)

EFYS Diyagram (1)