cumhurbaskanligi-ref-2

TCCB Doküman Yönetim Sistemi (EDYS)

Kurum / Şirket
Proje
Proje Başlangıç Tarihi
Proje Süresi
:
:
:
:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI GENEL SEKRETERLİĞİ
TCCB Doküman Yönetim Sistemi (EDYS)
Eylül 2009
15 iş günü

Türkiye Cumhuriyeti devletinin en üst kademesi olan Cumhurbaşkanlığı (TCCB), yoğun iş yükü çerçevesinde vatandaşlara daha iyi hizmet vermek ve zamanında taleplere cevap dönebilmek amacıyla Kasım 2009 tarihinde Talep Yönetim Sistemi (TYS) projesini başlatmıştır. Talep Yönetim Sistemi projesinin Mart 2010 da kesin kabulü yapılmıştır.
Birinci proje ile işlemelerin daha yönetilebilir hale gelmesi ile ikinci proje olarak, hizmet devamı kapsamında, Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) projesi hayata geçirilmiş ve Temmuz 2010 da kesin kabulü yapılmıştır.
Projede yönetim ve kalite personeli dışında 3 yazılım mühendisi, 1 konfigürasyon yöneticisi ve 2 test elemanı çalışmıştır.

Projenin Kapsam ve Amacı

TCCB Doküman Yönetim Sistemi (EDYS) projesinin ana amacı; kurum hizmet kalitesini artırarak, kuruma özgü idari yapılanma, örgüt kültürü çerçevesinde farklı anlayışlar ve yapısal kalitenin farklılıklarını minimize edecek seviyede şeffaf hizmet anlayışının geliştirilerek, teknolojiyi en üst seviyede yöneten ve kullanan idare olmaktır. Bu anlayış çerçevesinde, hedeflenen, doküman yönetim sistemi projesi ile etkin bir belge yönetim sistemini hayata geçirmektir.

Projenin ilk aşaması; e-posta, faks ve mektup yoluyla İdareye ulaşan taleplerin iş akışına dahil edilerek İdare içerisinde yönetilmesi sağlayan; çok katmanlı merkezi yapıda, Web tabanlı olarak işleyecek talep yönetim sistemini oluşturmak olarak ortaya konmuştur.

İkinci planda ise; idare tarafından gerçekleştirilen tüm resmi yazışmaların, hayat döngüsü olarak adlandırılan tüm evrelerinin elektronik ortamda yönetilmesi yer almaktadır. Bu kapsamda, talep yönetim sistemi; bütünleşik modüller içeren doküman yönetim sistemi olarak revize edilmiştir. Doküman Yönetim Sistemi, doküman modülü, belge modülü, iş akış modülü, form modülü, mesaj modülü, e-posta modülü ve yönetim modülü olmak üzere fonksiyonel sistemleri içerisinde barındırmaktadır.

Proje ile , kuruma ulaşan tüm e-posta ve faksların sistem içerisinden kayıt altına alınarak ilgili servislerine ulaşması ve arşiv olarak sonlandırılmaları hedeflenmiştir. Vatandaşlardan gelen talepler, sistem içerisinde ilgili personellerce değerlendirilerek, cevaplar yine aynı sistem üzerinden üretilecek ve bu cevaplar gerek mail yolu ile gerekse faks olarak ve istenmesi durumunda fiziksel olarak vatandaşlara iletilecektir.
Ayrıca, Kuruma, diğer kamu-kurum-kuruluş, firma ve 3. şahıslardan gelen tüm belge ve dokümanların sistem içerisinde resmi evrak olarak kayıt altına alınması, gelen tüm resmi belgelere cevapların yine sistem içerisinden üretilerek ulaştırılması ve cevapların e-imza ile imzalanarak belge statüsüne kavuşturulması sağlanacaktır. Sistem içerisinde gerek kayıt altına alınarak ve gerekse üretilmek koşulu ile oluşturulan tüm belge ve dokümanlar, kuruma özel standart dosya planı ile tasniflenerek elektronik belge arşivlerinin oluşması sağlanacaktır. Sistem içerisinde gerçekleştirilen tüm işlemlere yönelik raporlar alınarak istatistik sonuçlara ulaşılması ve sistem içerisinde kayda alınan her türlü kayıt için gelişmiş arama yöntemleri ile kısa sürede aranılan bilgiye ulaşılması sağlanacaktır.

Bu proje sonucunda TCCB,

• İş süreçlerinde gözlenebilir bir hız artışı;
• Farklı alanlardaki değişik bilgileri, detaylı, güvenilir ve hızlı olarak elde edebilen, aynı zamanda dış sistemlerle entegre olarak işleyen bir bilgi yönetim sistemi;
• Zamanın da ve doğru karar verme desteği
sayesinde maliyetlerinde önemli kazançlar ve verimlilik artışı gerçekleştirmiştir.

Proje Özeti
Talep ve Doküman Yönetim Sistemi uygulaması

• CSDYS Hypatia altyapısı
• Web-tabanlı 4-katmanlı merkezi yazılım mimarisi
• Web servis desteği
• Java ortamı
• JSF arayüzleri
• Windows 2003 işletim sistemi
• Hibernate teknolojisi
• MS SQL veritabanı
• Çoklu dil desteği
• E-imza kullanımı
• E-posta entegrasyonu
• OCR/İndeks entegrasyonu
• Kullanıcı eğitimleri
• Sistem yöneticisi eğitimleri

Yazılım Mimarisi

CSDYS HYPATIA Altyapısı

• Organizasyon Yönetimi Modülü

o Yerleşke desteği
o Kullanıcı tanımlama
o Çoklu görev
o Vekalet mekanizması
o Hiyerarşik organizasyon tanımı
o DTVT

• Doküman Yönetimi Modülü

o Versiyonlama
o Check-in/out mekanizması
o Otomatik indeksleme
o Şifreleme
o Dönüştürme
o Ortak paylaşım klasörleri
o Gelişmiş arama

• İş akış Yönetimi Modülü

o Görsel iş akış tasarım aracı
o İş akış versiyonlama
o Komisyon desteği
o Adımlarda şartlı yönlendirme
o Organizasyon kullanımı
o Birim tipleri

• Evrak Yönetimi Modülü

o Gelen Evrak
o Giden Evrak
o İç Yazışma
o Taslak evrak
o E-posta evrakı
o E-imza entegrasyonu
o Gönderi listeleri
o Gelişmiş arama

• Form Yönetimi Modülü

o Form tanımlama
o Versiyonlama
o Gelişmiş arama

• Arşiv Yönetimi Modülü

o Arşiv tipleri tanımlama
o Standart ve özel dosya planları
o Gelişmiş arama

Projenin Son Durumu

Kalkınma Bakanlığı tarafından koordine edilen e-yazışma pilot uygulamasında yer alan TCCB, bu kapsamda; Başbakanlık, Adalet Bakanlığı, Dış İşleri Bakanlığı, İç İşleri Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ile KEP üzerinden e-yazışma gerçekleştirmektedir.